KEARSIPAN

Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi atau perusahaan. Arsip disebut dengan kearsipan atau filling merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris. Arsip merupakan salah satu alat otentik disebuah instansi atau perusahaan, semua dokumen atau arsip akan dipelihara dengan baik dan akan digunakan kembali jika suatu saat diperlukan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun sedemikian rupa agar mudah dicari bila dibutuhkan. Untuk itu, perlu dibuat sistem arsip yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan.
Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya :
1. Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau perusahaan. Klasifikasi arsip berguna untuk :
a. Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu berkas.
b. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
c. Memudahkan penemuan kembali arsip.
2. Dibagi perelasi atau alamat. Dimasukkan kedalam arsip yang sama, walaupun kasusnya bermacam – macam.
3. Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan dan singkirkanlah bahan – bahan tidak perlu disimpan. Tentukanlah folder dan indeks, bila diperlukan buatlah petunjuk silang.
4. Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB folder sesuai kode dan indeks arsip yang akan disimpan.
5. Masukilah berkas arsip kedalam folder. Buatlah tunjuk silang apabila pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas yang satu dengan lainnya berkaitan.
6. Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip kedalam laci arsip dibelakang guide sesuai kode dan indeks. Semua arsip sebaiknya dicatat, dengan cara yang sederhana namun efektif adalah :
�� Bila Anda menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri nomor urutnya.
�� Catatlah surat kedalam buku agenda dengan lengkap.
Penataan atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena adanya suatu proses kerjasama, yaitu proses pengaturan atau penyusunan surat dengan menggerakan elemen – elemen yang terdapat didalam aktivitas penyimpanan.
Dalam penyelenggaraan sistem kearsipan atau sistem filling yang baik, diantaranya sebagai berikut :
�� Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat seefektif dan seefisien mungkin.
�� Sederhana dan praktis.
�� Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai.
�� Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.
�� Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
�� Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan.
Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing umumnya melalui langkah sebagai berikut.
�� Klasifikasi
�� indeks
�� kode dengan instansi tertentu

�� sortir dokumen
�� penempatan ditempat penyimpanan
�� transfer
�� pemusnahan.
Pola pelaksanaan system pencarian kembali arsip :
- Kode dokumentasi tertentu
- Menetapkan tempat dokumen
- Sortir dokumen yang dicari
- Diambil
- Dikembalikan ketempat semula
Tempat penyimpan arsip lembaran yang lain, yang sering dijumpai
diinstansi atau perusahaan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Lemari arsip (filing cabinet)
b. Lemari Sortir (sortir deks)
c. Kotak indeks (index box)
d. Meja kartu (card desk)
e. Rak
f. Lemari filing tahan api (file resiting)
g. Folder
h. Odner
Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu instansi atau perusahaan. Dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.