Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen (Laporan)

Laporan yaitu suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaan.
Untuk memperjelas pengertian laporan, berikut akan dibahas :
􀂃 Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo menyatakan laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.
􀂃 J.C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.
Dari Uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah : Suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa.
1. Fungsi laporan. Bagi suatu instansi / perusahaan laporan sangat besar sekali manfaatnya. Sebab laporan tersebut berfungsi sebagai
a. alat untuk menyampaikan informasi
b. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
c. bahan penentu kebijakan
d. alat untuk membina kerja sama
e. alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar pengalaman.
2. Jenis laporan. Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung dari sisi mana kita melihatnya. Dibawah ini akan dibahas laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang sifatnya sangat sederhana.
1.) Jenis laporan ditinjau dari segi isi dan maksudnya :
a. Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan.
b. Laporan analisis, yaitu laporan berupa sumbangan pikiran, pendapat, dan saran yang isinya matang dan mendalam.
c. Laporan rekomendasi : yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam.
d. Laporan pertanggungjawaban : yaitu laporan yang berupa pertanggungjawaban, yang dapat dikerjakan dengan berpedoman kepada kedua hal: kerjakan dengan 2 hal yaitu :
􀂃 Apabila proyeknya sudah selesai
􀂃 Jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan.
e. Laporan kelayakan : yaitu laporan yang bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak.
2.) Jenis laporan ditinjau dari segi bentuknya :
􀂃 Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya saja (isi laporan)
􀂃 Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman.
􀂃 Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek atau panjang penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar.
3.) Jenis laporan ditinjau dari segi sifatnya
􀂃 Laporan biasa
􀂃 Laporan penting (rahasia)
4.) Jenis laporan ditinjau dari segi penyampaiannya
􀂃 Laporan lisan
􀂃 Laporan tulisan
􀂃 Laporan visual
5.) Jenis laporan ditinjau dari segi waktu dan perodisasinya.
􀂃 Laporan rutin
􀂃 Laporan berkala
3. Pengumpulan data. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Observasi. Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan.
b. Angket. Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan mengedarkan pertanyaan/quisioner kepada responden.
c. Wawancara. Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa diperoleh dengan melaksanakan wawancara atau interview
d. Lokasi. Pengumpulan jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen –dokumen yang dikumpulkan, dari majalah, buku-buku, surat kabar, arsip dan lain-lain.
4. Penyusunan laporan. Laporan harus disusun dengan sempurna dan kumplit, tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang atau mengandung prasangka. Laporan harus disajikan secara menarik.